Oversikt over innholdet i erklæringen
1 Når samler Den norske Helsingforskomité (NHC) inn personopplysninger?
2 Dine rettigheter
3 Hva registreres når du bruker nettsiden vår og sosiale medier?
4 Hva registreres når du kontakter oss?
5 Behandling av opplysninger når du er i kontakt med oss
6 Opplysninger om ansatte og jobbsøkere
7 Samarbeidsorganisasjoner
8 Finansiell informasjon
9 Informasjonsbehov
10 Kontakt med givere
11 Overgrep
12 Arrangementer
13 Oppbevaringstid
1. Når samler NHC inn personopplysninger?
Vi behandler i hovedsak opplysninger som du har gitt til oss i forbindelse med et av disse formålene:
* Du har meldt deg på et arrangement.
* Du abonnerer på vårt nyhetsbrev.
* Du er støttemedlem.
* Du har søkt jobb hos oss.
* Du er vår samarbeidspartner.
2. Dine rettigheter
Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til [email protected] eller ved å kontakte vårt personvernombud. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager.
Innsyn i egne opplysninger
Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.
Les mer om retten til innsyn – datatilsynet.no
Korrigering av personopplysninger
Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende. Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger – datatilsynet.no
Sletting av personopplysninger
I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv. Les mer om retten til sletting – Datatilsynet.no
Begrensning av behandling av personopplysninger
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av personopplysninger om deg. Les mer om retten til begrensning – datatilsynet.no
Protestere mot behandling av personopplysninger
I noen situasjoner kan du protestere mot behandling av personopplysninger. Les mer om retten til å protestestere – datatilsynet.no
Dataportabilitet
I noen situasjoner kan du be oss om å overføre opplysninger om deg. Les mer om retten til dataportabilitet – datatilsynet.no
Du kan klage på vår behandling av personopplysninger
Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Ta da først kontakt med vårt personvernombud. Du kan også klage på vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Datatilsynet, men klagen vil videresendes til Kommunal- og moderniseringsdepartementet som oppretter et settetilsyn for å behandle saken.
3. Hva registreres når du bruker nettsiden vår?
Informasjonskapsler
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster inn en nettside. NHC bruker informasjonskapsler for at ulike tjenester på nettsiden vår skal fungere:
- Analyseverktøyet Google Analytics, som lagrer statistikk ved bruk av nettstedet brukt til analyse og forbedringspunkter.
- Vår publiseringsløsning WordPress plasserer også informasjonskapsler på din maskin. Disse brukes i forbindelse med innsending av skjemaer, og slettes etter 90 dager.
- Facebook samler informasjon brukt til markedsføring, og lagres anonymt.
- Google Tag Manager holder styr på alle våre publiseringsskripts.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å få tjenester på nettsiden til å fungere.
Lagring av opplysninger og behandling av opplysninger fra cookies er ikke tillatt med mindre brukeren av nettsiden både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er, og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2–7b. Dette gjøres i brukerens nettleser. Les mer om hvordan du administrerer informasjonskapsler (nettvett.no)
Søkemotor
NHC lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk blir bare lagret i aggregert
form. Det er bare søkeordet som lagres, og det kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, som for eksempel til IP-adressene.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å få tjenester på nettsiden til å fungere.
4. Hva registreres når du kontakter oss?
Telefon
Når du ringer NHC eller direkte til en av våre ansatte, vil en oversikt over anropet lagres i telefonloggen til den du ringer til. Det gjøres ingen systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å administrere og drifte telefonisystemet.
E-post
Vi bruker TLS-kryptering for å sikre vår e-postkommunikasjon. De fleste e-posttjenester. støtter dette, og din e-postkommunikasjon med oss vil da være sikret. Vi ber likevel om at du ikke sender sensitive personopplysninger eller beskyttelsesverdig informasjon per e-post, da vi ikke kan garantere at din e-postleverandør støtter TLS.
Vi skanner all inn- og utgående e-post for virus og skadevare.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre NHCs IKT-infrastruktur.
Besøkende til våre lokaler: Kamera i porttelefon
Ved inngangspartiet på gateplan hos Helsingforskomiteen er det montert et kamera med mikrofon. De aktiveres når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og har ikke opptaksmulighet.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til våre lokaler.
5. Behandling av opplysninger når du er i kontakt med oss
Når du kontakter oss, behandler vi opplysninger for å kunne besvare ditt spørsmål. Vi lagrer opplysninger som er nødvendig for å kunne besvare din henvendelse. Dersom du ringer oss, vil vi lagre ditt telefonnummer og tidspunktet for samtalen. Dersom du kontakter oss per e-post, vil vi lagre din henvendelse, vårt svar og din e-postadresse.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern.
Denne informasjonen kan deles med NHCs underleverandører, partnere eller offentlige etater for å kunne levere tjenestene eller opplysningene som er nødvendige for å besvare din henvendelse eller spørsmål.
Abonnere på nyhetsbrev
NHC sender ut nyhetsbrev på e-post til de som ønsker det. Nyhetsbrevet inneholder nyhetssaker og informasjon om vår virksomhet og arrangementer.
For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev på e-post, må du registrere en e-postadresse. E-postadressen vil bare bli brukt til å sende ut nyhetsbrev og eventuelt brukerundersøkelser om nyhetsbrevet for å få tilbakemelding om hva leserne har behov for, og hva de synes er interessant.
E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du melder deg av nyhetsbrevet. Du kan melde deg av ved å trykke på lenken for dette i nyhetsbrevet eller ved å kontakte oss. NHC bruker verktøyet Mailchimp til å administrere og sende ut nyhetsbrevet, og det er Mailchimp som drifter databasen der e-postadressene lagres.
Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsbrevet vårt er personvernforordningen artikkel 6(1)(a), altså samtykke.
Når du melder deg på nyhetsbrevet, får du informasjon om hva vi samler inn, og hvorfor. Ved å melde deg på brevet samtykker du til vår behandling av opplysninger om deg.
6. Jobbsøkere
Dersom du søker jobb hos NHC, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse.
7. Samarbeidspartnere
Dersom du er vår partner eller tilhører en av våre samarbeidsorganisasjoner, kan vi behandle følgende informasjon om deg: kontaktinfo og detaljer om samarbeidet. Hensikten er å
administrere samarbeidet, svare på henvendelsene, holde oversikt over kommunikasjonen vår og rapportere om eller på annen måte fremme resultater av felles aktiviteter. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6(1)(a) om samtykke, artikkel 6(1)(f) om legitime interesse for å gjennomføre våre forpliktelser som partner og vår legitime interesse for å rapportere og ellers synliggjøre resultatene av samarbeidet vårt. I tillegg artikkel 6(1)(b), om utførelsen av en kontrakt som den registrerte er part i eller for å iverksette tiltak på anmodning fra den registrerte før inngåelse av en kontrakt.
Denne informasjon kan deles på profesjonelle møter, arrangementer, presentasjoner eller konferanser med NHC. Informasjon kan offentliggjøres i NHCs offisielle rapporter, i årsrapport, på NHC hjemmeside eller på nettsiden til prosjekter tilknyttet NHC. I tillegg kan vi dele denne informasjonen for å rapportere om aktiviteter til NHCs donorer.
8. Finansiell informasjon
Tilhører du en samarbeidsorganisasjon eller deltar som enkeltperson i NHCs aktiviteter, kan vi behandle informasjon knyttet til finansielle transaksjoner med deg, som kontaktinformasjon, bank- eller kredittkortopplysninger og transaksjonsdetaljer.
Hensikten er å holde oversikt over og gjennomføre avtalte aktiviteter. Det juridiske grunnlag for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel 6(1)(b) om utførelse av kontrakter og artikkel 6(1)(f) om å effektivt å utføre økonomiske forpliktelser.
Finansiell informasjon kan deles med eksterne for å gjennomføre revisjon og rapportere om våre aktiviteter. Finansiell informasjon kan også deles med eksterne leverandører av tjenester i den utstrekning det er nødvendig for å behandle betalinger for NHC.
9. Informasjonsbehov
Vi kan behandle informasjonen din når vi sender informasjon om kommende møter, gjestebesøk eller prosjekter. Informasjonen kan inneholde navn, e-postadresse, adresse, arbeidssted eller organisasjon som du representerer. Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel 6(1)(f) om legitim interesse for å informere om relevante arrangementer av faglig eller offentlige interesse.
10. Kontakt med givere
Hvis du er giver/støttemedlem, kan vi behandle følgende informasjon om deg: navn, e-postadresse, adresse, arbeidssted eller organisasjon som du representerer, telefonnummer, bankinformasjon og informasjon om dine bidrag til NHC.
Det gjør vi for å holde oversikt over givere, kommunisere med deg om medlemskapet ditt samt informere deg om resultatene av våre aktiviteter. Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel 6(1)(b), om utførelsen av en kontrakt som den registrerte er part i eller for å ta skritt før inngåelse av en kontrakt.
11. Overgrep
Vi kan behandle informasjon om brudd på menneskerettigheter, ofre, vitner og overgripere. Disse dataene kan inneholde navn, fødselsdato, yrke, passdata, bilde, e-post, adresse, etnisitet, religion, politiske synspunkter eller annen biografisk informasjon.
Informasjonen kan omfatte beskrivelse og omstendigheter ved overgrep, informasjon om omfanget av skade eller tap, motivasjon bak overgrep, helsetilstand, hjelpetiltak etter overgrep, juridiske representanter og opplysninger om slektninger. Kilden kan være offeret selv eller juridisk representant, vitner, partner av NHC eller pålitelig informasjon fra åpne kilder.
Vi kan behandle denne informasjonen i den utstrekning det er nødvendig for å etablere, utøve eller forsvare juridiske rettigheter og krav, enten i nasjonale rettssaker, administrative saksbehandlinger, i internasjonale organer eller gjennom relevante mekanismer av «soft law» (f.eks. for produksjon av rapporter, erklæringer, brev, anbefalinger).
Det juridiske grunnlaget for behandlingen er personvernforordningens artikkel 6(1)(d) om å beskytte vitale interesser, artikkel 6(1)(e) om allmenn interesse eller artikkel 6(1)(a) om samtykke.
Denne informasjonen kan deles med tjenestemenn og internasjonale organisasjoner når det er nødvendig for utøvelse av rettigheter til offeret eller ofre i tilsvarende situasjon. Denne informasjonen kan bli offentliggjort i den grad det kan være nødvendig å kreve beskyttelse av offeret eller andre ofre i tilsvarende situasjon. Vi kan dele slik informasjon i den grad det kan være nødvendig for å rapportere aktiviteter av NHC.
12. Arrangementer
Hvis du blir med på et av våre arrangementer, kan vi behandle følgende informasjon om deg: navn, e-postadresse, adresse, arbeidssted eller organisasjon, telefonnummer, fødselsdato, passdata, jobbtittel eller rolle, land, språk eller preferanser for hendelsen.
Vi behandler disse dataene for å arrangere, planlegge reisen din, gi relevante tjenester, sende deg kommunikasjon og holde oversikt over disse registreringene og kommunikasjon med deg angående arrangementet. Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel 6(1)(b) for utførelse av en kontrakt som den registrerte er part i eller for å ta skritt før inngåelse av en kontrakt.
Informasjon om arrangement kan publiseres i NHCs offisielle rapporter, på NHCs hjemmeside og på nettside for prosjekter tilknyttet NHC. Informasjon om arrangement kan deles med eksterne leverandører (hoteller, reisebyråer, flyselskaper) eller immigrasjonsmyndigheter i den grad det kan være nødvendig for å arrangere arrangementet eller reisen.
13. Oppbevaringstid
Vi oppbevarer denne informasjon så lenge det er nødvendig for det aktuelle prosjektet/aktiviteten/partnerskapet å oppfylle sine formål, eller så lenge det er angitt i en avtale du måtte ha med NHC. I tillegg kan informasjonen beholdes så lenge det er nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser om å rapportere eller gi innsyn i vår virksomhet.
Helsingforskomiteens personvernsombud
Artikkel